Preparar una base d’informació que es pugui consultar
Inventariem manuals, procediments, fitxes i altres fonts útils. Identifiquem documents vigents, versions antigues i material que no ha de formar part de la consulta. Revisem els formats: un PDF amb text i un escaneig necessiten tractaments diferents. La preparació de les fonts és una part del projecte, amb responsables per mantenir-les al dia.
Respostes amb una font que l’equip pugui comprovar
Preparem una consulta en llenguatge natural que recuperi fragments rellevants i identifiqui el document d’origen. L’usuari pot obrir la font i revisar el context de la resposta. Si els documents es contradiuen o no contenen la informació demanada, el sistema ha d’indicar aquesta limitació i orientar cap al responsable adequat.
Cada usuari consulta la informació que li correspon
Definim perfils, identificació i accés a les col·leccions de documents abans de recuperar-ne el contingut. Les dades internes es connecten només amb eines i permisos acordats. Concretem què es conserva de les consultes, qui pot revisar-ho i com es retira un fitxer quan deixa de ser vàlid. Provem els accessos amb usuaris de perfils diferents.
Una primera col·lecció i preguntes representatives
Podem començar pels manuals d’un servei o els procediments d’un departament. L’equip prepara preguntes habituals i comprova si les respostes ajuden a trobar la informació. Revisem cites, versions i preguntes sense resposta. Amb aquesta primera col·lecció podem decidir quines fonts convé incorporar després i qui les ha de validar.
Què definim en aquest servei
- Col·lecció inicial, formats i versions vigents.
- Preguntes de l’equip i referències als documents.
- Perfils d’usuari i permisos de consulta.
- Procés d’alta, actualització i retirada de fonts.
- Proves de resposta, accés i informació absent.
Una situació per entendre-ho
Un equip de suport consulta manuals de diverses línies de producte i tarda a trobar cada procediment. Un assistent intern pot localitzar el fragment rellevant i mostrar el manual i la versió d’origen. La persona revisa el procediment complet abans d’actuar. Els documents reservats a un altre departament queden fora de les fonts que pot consultar.
Exemple orientatiu.
Preguntes sobre aquest servei
Pot treballar amb PDF i altres documents?
Revisem els formats i la qualitat del contingut. Els escaneigs poden requerir reconeixement de text i una comprovació addicional abans d’incorporar-los.
Les respostes poden mostrar d’on surt la informació?
Sí, podem incloure referències als documents o fragments recuperats. Provem que les fonts mostrades siguin pertinents i accessibles per a l’usuari.
Tothom veurà tots els documents?
Els permisos es defineixen per al projecte. Podem separar col·leccions i filtrar les fonts segons el perfil abans de preparar la resposta, amb proves d’accés específiques.
Què passa quan canvia un manual?
Acordem un procés per substituir la versió, retirar contingut antic i actualitzar la consulta. Les preguntes afectades es tornen a provar abans de donar el canvi per complet.
Preparem una proposta amb les dades del teu projecte
Explica’ns quina tasca vols millorar, quines eines utilitzes i amb quina informació treballes. Definirem una primera aplicació, les proves i els costos d’ús.
Contacte amb GM Cloud Design